Hotelsoftware mit channel manager – Überbuchungen verhindern!

1. Wozu benötige ich eine Hotelsoftware mit channel manager und was macht dieser?

Die ResiGo Hotelsoftware mit channel manager arbeitet DIRS21 zusammen. Damit Sie Ihre verfügbaren Zimmer nicht in jedem Internetportal separat pflegen müssen gibt es die Hotelsoftware mit channel manager. Die Hotelsoftware übergibt die verfügbaren Zimmer in festen Zeitintervallen dem channel manager und dieser überträgt die Daten an die angeschlossenen Internetportale.

Wird vom Gast ein Zimmer gebucht, wird die Reservierung vom Buchungsportal an den channel manager übermittelt und später von der Hotelsoftware abgeholt. Je nach Einstellung in der Hotelsoftware wird das Zimmer direkt vergeben oder die Reservierung auf die Warteliste gebucht um später manuell ein Zimmer zuordnen zu können.

2. Wie kann es zu Überbuchungen kommen?

Hotelsoftware mit channel manager – Eingabemaske

Die Daten werden in einem fest definierten Zeitintervall übertragen. Das diese Übertragung auch abgearbeitet werden kann, darf der Intervall natürlich auch nicht zu kurz sein. Unsere Empfehlung sind alle 5 Minuten. Das bedeutet, alle 5 Minuten werden die geänderten Verfügbarkeiten zum Channelmanager übertragen. Dieser verarbeitet daraufhin die Daten und schickt diese ebenfalls mit einem Zeitversatz an die angeschlossen Buchungsportale. Bis diese auf allen angeschlossenen Servern die Daten aktualisiert haben, vergeht ebenfalls Zeit. Bitte keinen kleineren Intervall wählen, da sonst der Aktualisierungsintervall zu kurz ist und evtl. Daten nicht abgearbeitet werden können!

Abbildung 1 Einstellung Zeitintervall Channelmanger

Wie Sie sehen kann es durch Verarbeitungsintervalle einige Zeit dauern bis die neuen Daten für den Kunden verfügbar sind. Den gleichen Effekt haben Sie auf dem Weg zurück, also bis die Reservierung in Ihrer Hotelsoftware mit channel manager ankommt.

3. Wie verhindere ich Überbuchungen?

Durch einige Einstellungen und Sicherheitsmechanismen kann ich die Gefahr einschränken, allerdings nicht komplett ausschließen. Auf die hier sinnvollen Einstellungen in der Hotelsoftware gehen wir hier ein.

3.1 Geben Sie nicht Ihr gesamtes Kontingent frei

Wenn Sie 100 % der verfügbaren Zimmer übergeben ist die Gefahr natürlich am größten. Je nach Zimmeranzahl in der Kategorie sollte dieser Wert auf 80 % gesetzt werden.

  1. Hotelsoftware mit channel manager – Freigabe Kategorien

Abbildung 2 – Eingabe Übertragung Kontingent Channelmanager

3.2 Übertragen Sie keine Daten mehr an bereits ausgebuchten Zeiträumen – Hauptsaisonzeiten

Für Zeiträume an denen Sie ausgebucht sind oder lieber telefonisch Reservierungen entgegennehmen können Sie die Übertragung aussetzen. Für diesen Zeitraum werden dann keine Verfügbarkeiten mehr übertragen.

3.3 Aktivieren Sie immer die automatische Übertragung

Wählen Sie niemals einen Zeitintervall = 0 oder kleiner 5. Wenn die Verfügbarkeiten nie oder zu oft übertragen werden kann es  nicht funktionieren.

Hotelsoftware mit channel manager

Hotelsoftware mit channel manager – Grundeinstellung Intervall


3.4 Überprüfen Sie daß die Schnittstelle im Hintergrund immer auf Ihrem Haupt-PC läuft

Sie sehen immer in Ihrer Taskleiste das Übertragungssymbol. Wenn dieses vorhanden ist und Grün aufleuchtet ist alles in Ordnung.

Sollten Sie das Symbol nicht sehen ist die Schnittstelle entweder geschlossen worden oder ResiGo Pro mit dem Interface nicht korrekt lizenziert. Die Anwendung startet nur, wenn eine gültige Lizenznummer hinterlegt ist

3.5 Legen Sie vorsichtshalber Einzelreservierungen für die Zimmer an

Sie können ein Zimmer einer Kategorie auch manuell ´blocken´. Dafür kann eine Reservierung über einen gewünschten Zeitraum angelegt werden. Diese kann dann auf Einzeltage gesplittet werden, damit einkommende Buchungen später einfacher eingetragen werden können.


Mit dieser Reservierung haben Sie manuell ein Zimmer der Kategorie freigehalten

3.6 Legen Sie eine Kategorie an die nicht übertragen wird

Sie können Kategorien anlegen die nicht übertragen werden. Dazu muss lediglich die Kategoriekennung entfernt werden. Somit können einige Zimmer auf eine virtuelle Kategorie angelegt werden.

3.7 Überprüfen Sie Ihre Warteliste

Sie haben in der Hotelsoftware die Möglichkeit Reservierungen auf die Warteliste zu setzen, bzw. das Hotel bewusst überbuchen. Reservierungen die nicht automatisch angezeigt werden führen bei Ihren Mitarbeitern auch gerne dazu, freie Zimmer zu vergeben die es nicht wirklich gibt. Sie haben dann auf dem Zimmerspiegel ein freies Zimmer, Ihre Kategorie ist aber ausgebucht. In den Einstellungen des Zimmerspiegels finden Sie einen Schalter, der die Wartezimmer automatisch immer im Zimmerspiegel anzeigt.

3.8 Beachten Sie Reservierungen die per Fax oder email ankommen

Das Internet wächst und die Antwortzeiten können temporär langsam und auch unzuverlässig sein. Gerade in den letzten Wochen haben wir stundenlange Ausfälle auch bei den größten Internet Providern gesehen. Im schlimmsten Fall kann auch einmal etwas ´unterwegs´ verloren gehen. Sie bekommen bei jeder Reservierung eines Gastes eine Bestätigung per email oder Fax. Kontrollieren Sie diese unbedingt und gleichen diese mit den abgeholten Reservierungen Ihrer Hotelsoftware ab. Sollte die Buchung nämlich erst stark zeitversetzt aus oben genannten Gründen abgeholt werden, kann das Hotelprogramm diese Buchung natürlich auch nicht kennen. Nehmen Sie in diesem Zwischenzeitraum eine Buchung telefonisch an, wird das Übertragen wovon die Hotelsoftware weiß. Genau alle verfügbaren Zimmer ohne die bisher vorliegende Reservierung.

3.9 Ändern Sie nur an einer Stelle

Wenn Sie die Hotelsoftware mit channel manager nutzen haben Sie die Möglichkeit Änderungen zu Preisen und Verfügbarkeiten nicht nur in der Hotelsoftware sondern auch beim channel manager oder den einzelnen Internetportalen vorzunehmen. Nehmen Sie unbedingt nur in der Hotelsoftware Änderungen vor. Änderungen in den Internetportalen oder beim Channel manager können nicht an die Hotelsoftware übertragen werden!!

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